Benachrichtigungen im Sterbefall

Funktionsweise des Benachrichtigungswesens in Nachlasssachen

Sterbefallmitteilung und -verarbeitung

Bei einem Todesfall im Inland stellen die Standesämter in Deutschland Sterbeurkunden aus. Sie benachrichtigen auch das Zentrale Testamentsregister elektronisch über den Todesfall, ohne dass die Bürgerinnen und Bürger hierfür etwas tun müssen – hierbei handelt es sich um die sog. Sterbefallmitteilung gemäß § 78e Satz 1 BNotO. Dem Zentralen Testamentsregister werden mitgeteilt:

Beurkundungen von Sterbefällen (§ 60 Abs. 1 Nr. 9 PStV)
Aufnahme einer Ausfertigung eines Beschlusses über Todeserklärungen oder der gerichtlichen Feststellung der Todeszeit in die Sammlung des Standesamtes I in Berlin (§ 60 Abs. 2 Nr. 4 PStV)
Folgebeurkundungen im Ehe- oder Lebenspartnerschaftsregister, wenn die Ehe oder Lebenspartnerschaft durch Tod aufgelöst wurde und der Sterbefall nicht im Inland beurkundet wurde (§§ 58 Abs. 4 Nr. 4, 59 Abs. 4 Nr. 4 PStV)
Berichtigungen von Eintragungen im Sterberegister (§ 47 Abs. 2 PStV).

Auf diese Weise erhält das Zentrale Testamentsregister sichere Kenntnis von einem Todesfall.

Von Sterbefällen im Ausland erhält das Zentrale Testamentsregister nur dann Kenntnis, wenn der Sterbefall auf Antrag im Inland nachbeurkundet wird. Zuständig für die Antragsbearbeitung sind die Standesämter.

Nach Eingang einer entsprechenden Mitteilung wird das Zentrale Testamentsregister von Amts wegen und, ohne dass Bürgerinnen und Bürger dafür etwas tun müssen, auf vorhandene Registrierungen durchsucht. Deshalb ist es besonders wichtig, dass die zum Zentralen Testamentsregister übermittelten Verwahrangaben richtig und vollständig sind.

Benachrichtigung der Verwahrstelle

Wird eine Registrierung gefunden, die zu der verstorbenen Person gehört, dann informiert das Zentrale Testamentsregister die Verwahrstelle, die die letztwillige Verfügung bis zum Tod aufbewahrt, über die Pflicht zur Ablieferung an das zuständige Nachlassgericht.

Der jeweiligen Verwahrstelle der gefundenen Urkunde werden die Sterbefallinformationen und Verwahrangaben mitgeteilt. Hat sich die Verwahrzuständigkeit nach Errichtung der Urkunde geändert, zum Beispiel weil das Amt einer Notarin oder eines Notars erloschen ist, wird dies von der Bundesnotarkammer berücksichtigt. Aufgrund dieser Benachrichtigung wird sichergestellt, dass die Urkunde im Nachlassverfahren Beachtung findet.

Benachrichtigung des Nachlassgerichts

Außerdem informiert das Zentrale Testamentsregister das zuständige Nachlassgericht, ob und welche Verfügungen von Todes wegen zu beachten sind und welche letztwilligen Verfügungen es erwarten darf, um sie zu eröffnen.

Hierbei hat das Nachlassgericht eine wichtige Aufgabe: Es muss prüfen, ob eine abgelieferte letztwillige Verfügung am Ende wirklich zu der verstorbenen Person gehört. Besonders bei Registrierungen, die auf älteren Karteikarten der Standesämter beruhen, kann es zu Unsicherheiten kommen, wenn die vom Standesamt übernommenen Angaben zu ungenau waren. Deuten die Verwahrangaben darauf hin, dass ein Testament zu einer verstorbenen Person gehören könnte, veranlasst das Zentrale Testamentsregister eine Ablieferung an das Nachlassgericht vorsorglich „einmal zu viel als einmal zu wenig“. Denn das Risiko wäre zu hoch, dass das Testament endgültig nicht mehr aufgefunden werden kann.

Stellt das Nachlassgericht fest, dass die Verfügung zu der verstorbenen Person gehört, so wird es eröffnet. Stellt das Nachlassgericht hingegen fest, dass die Verfügung nicht zu der verstorbenen Person gehört, so muss sie erneut in die amtliche Verwahrung genommen werden. Dabei handelt es sich jedoch um seltene Ausnahmefälle.

Die Benachrichtigungen des Zentralen Testamentsregisters erfolgen auch, wenn keine Verwahrangaben gespeichert sind (Negativmitteilung), es sei denn, die zuständige Landesjustizverwaltung bestimmt, dass keine Negativmitteilungen ergehen sollen. Die folgenden Oberlandesgerichtsbezirke erhalten auf Wunsch keine Negativmitteilungen:

Brandenburgisches Oberlandesgericht
Hanseatisches Oberlandesgericht Bremen
Kammergericht Berlin
Oberlandesgericht Braunschweig
Oberlandesgericht Celle
Oberlandesgericht Düsseldorf
Oberlandesgericht Frankfurt am Main
Oberlandesgericht Hamm
Oberlandesbezirk Karlsruhe
Oberlandesgericht Köln
Oberlandesgericht Naumburg
Oberlandesgericht Oldenburg
Schleswig-Holsteinisches Oberlandesgericht
Oberlandesgericht Stuttgart.

Auch erhält nicht jedes Nachlassgericht im Sterbefall zwingend vom Zentralen Testamentsregister eine Mitteilung über Existenz und Inhalt von sog. „Weißen Karteikarten“ (Mitteilungen über ein Kind des Erblassers, mit dessen anderem Elternteil der Erblasser bei der Geburt nicht verheiratet war oder das er allein adoptiert hatte). Ob eine solche Information erfolgt, hängt davon ab, in welchem Oberlandesgerichtsbezirk das zuständige Nachlassgericht liegt und ob Angaben über eine erbfolgerelevante Urkunde im ZTR registriert sind. Sind keine Angaben über eine erbfolgerelevante Urkunde, aber eine „Weiße Karteikarte“ im ZTR registriert, erhalten die folgenden Oberlandesgerichtsbezirke auf Wunsch keine Mitteilung über deren Existenz und Inhalt:

Brandenburgisches Oberlandesgericht
Hanseatisches Oberlandesgericht
Kammergericht Berlin
Schleswig-Holsteinisches Oberlandesgericht
Thüringer Oberlandesgericht.